Dzisiejsza administracja publiczna przechodzi transformację w kierunku zintegrowanych platform cyfrowych dostępnych całą dobę, przekształcając urząd z fizycznego budynku w wirtualną przestrzeń usługową. Dla obywateli oznacza to koniec uciążliwej konieczności brania urlopu tylko po to, by złożyć wniosek, co przekłada się na realną oszczędność czasu. Centralnym punktem tego ekosystemu stał się portal gov.pl, w którym znajdziemy usługi wielu instytucji w jednym miejscu, dzięki któremu sprawy, które dawniej wymagały wizyty w urzędach, dziś załatwimy z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Niezależnie od tego, czy potrzebujemy odpisu dokumentu, zaświadczenia, czy chcemy złożyć wniosek, wszystko zrobimy wygodnie, bez kolejek i wychodzenia z domu. 

Klucz do e-urzędu, czym jest profil zaufany?

Zamiast tracić czas na stanie w kolejce w urzędach, możemy załatwić sprawy urzędowe w zaciszu swojego domu – przez internet. Aby móc bezpiecznie korzystać z usług cyfrowej administracji publicznej, niezbędne jest posiadanie profilu zaufanego. Dzięki niemu urzędowych formalności możemy dopełniać nawet w nocy i w weekendy. Profil zaufany jest bezpłatnym środkiem identyfikacji elektronicznej, który w kontaktach z podmiotami publicznymi zastępuje nam tradycyjny podpis odręczny, a wywołuje tożsame skutki prawne. Jest to unikalny zestaw danych – numer PESEL oraz imię i nazwisko, który gwarantuje,  że osoba logująca się do systemu jest w rzeczywistości tym, za kogo się podaje. Profil zaufany jest honorowany przez wszystkie urzędy w Polsce, w tym ZUS i Urzędy Skarbowe, stanowiąc całościowy klucz do e-państwa, a jego darmowy charakter ma na celu przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu i zachęcenie jak najszerszej grupy obywateli do rezygnacji z papierowego obiegu dokumentów na rzecz szybszej ścieżki elektronicznej.

Jak założyć profil zaufany?

Najczęściej wybieraną metodą założenia profilu zaufanego jest skorzystanie z bankowości elektronicznej. Banki, jako instytucje zaufania publicznego, posiadają już zweryfikowane dane swoich klientów, dzięki czemu proces ten jest w pełni zautomatyzowany i zajmuje zaledwie kilka minut. Użytkownik logując się na swoje konto bankowe, wyraża zgodę na przekazanie niezbędnych danych do rejestru państwowego i natychmiast uzyskuje aktywny profil. Alternatywą dla osób niekorzystających z bankowości online jest zamówienie rozmowy wideo z urzędnikiem. Swoją tożsamość potwierdzimy w rozmowie wideo. Taka rozmowa wideo z urzędnikiem odbędzie się za pomocą aplikacji Microsoft Teams. Do rozmowy będzie nam potrzebne urządzenie, które ma kamerę i mikrofon – na przykład telefon, tablet, czy laptop. Urzędnik wyśle nam w e-mailu link do rozmowy wideo. Możemy również wysłać wniosek przez internet, a następnie udać się do jednego z punktów potwierdzających (np. oddziału ZUS) w ciągu 14 dni, aby urzędnik mógł fizycznie zweryfikować naszą tożsamość. Możliwe jest również założenie profilu przy użyciu e-dowodu wyposażonego w warstwę elektroniczną, co wymaga posiadania odpowiedniego czytnika lub smartfona z modułem NFC. Niezależnie którą ścieżkę wybierzemy, każdorazowo logowanie i podpisanie dokumentu profilem zaufanym będzie wymagać od nas dodatkowej autoryzacji, zazwyczaj poprzez kod SMS, w celu zabezpieczenia przed nieuprawnionym użyciem. Profil jest ważny przez 3 lata, a jego przedłużenie odbywa się w pełni zdalnie. Wszelkie informacje odnośnie profilu zaufanego możemy znaleźć na stronie: https://pz.gov.pl/pz/registerMainPage

mObywatel, czyli aplikacja w kieszeni

Aplikacja mObywatel wydawana przez Ministerstwo Cyfryzacji oferuje nam dostęp do cyfrowych usług urzędowych oraz elektronicznych dokumentów. Na początku swojego istnienia umożliwiała ona jedynie dostęp do elektronicznej wersji kilku dokumentów. Obecnie to jedno z najważniejszych narzędzi w relacji państwo-obywatel, które przekształca nasze smartfony w cyfrowe portfele z dokumentami o pełnej mocy prawnej. Zarówno jej instalacja, jak i późniejsze korzystanie oraz aktualizacja aplikacji są bezpłatne. Wystarczy, że zainstalujemy ją na swoim urządzeniu i ustawimy hasło oraz kod PIN służące do późniejszego logowania. Dodatkowo możemy zabezpieczyć logowanie funkcjami biometrycznymi – wzorem twarzy lub odciskiem palca. Aplikacja mObywatel jest zintegrowana z profilem zaufanym. Mamy w niej dostęp do szeregu modułów takich jak np.:  cyfrowy dowód osobisty, legitymacja szkolna, studencka, czy prawo jazdy z wykazem otrzymanych punktów karnych. Nasz dowód osobisty widoczny w aplikacji jest traktowany na równi z tradycyjnym dowodem plastikowym (z wyjątkiem przekraczania granicy), co pozwala nam na załatwienie spraw urzędowych, bankowych, czy pocztowych bez fizycznego dokumentu. 

Nowości w aplikacji mObywatel 

W 2025 roku aplikacja mObywatel zyskała wiele nowych funkcji. Możemy w niej m.in.: złożyć wniosek o wydanie dowodu osobistego, zgłosić utratę lub uszkodzenie paszportu, sprawdzić swoje dane zameldowania, zgłosić kolizję drogową, rozszerzyć usługi wyborcze (zmiana miejsca głosowania, weryfikacja), a także zastrzec PESEL, czy dokument tożsamości. Użytkownicy, którzy składają wniosek o dowód osobisty przez mObywatela, mogą samodzielnie w prosty sposób wykonać zdjęcie do dokumentu swoim telefonem. Takie zdjęcie jest automatycznie analizowane przez aplikację. W przypadku wykrycia błędów, użytkownik otrzymuje informację zwrotną i może wykonać nowe zdjęcie lub wybrać inny plik. Po złożeniu wniosku możemy także sprawdzić, na jakim etapie jest produkcja naszego dowodu osobistego i czy jest on już gotowy do odbioru. Od 2026 roku aplikacja mObywatel umożliwi nam założenie firmy przez telefon. Wśród rzeczy, które są w trakcie implementacji są również m.in.: wprowadzenie chatbota opartego na sztucznej inteligencji, który doradzałby obywatelom i odpowiadał na ich pytania, karty seniora, mieszkańca, e-Doręczenia, informacje emerytalne, czy dostępu do ksiąg wieczystych. Użytkownicy będą mogli wyszukiwać księgi wieczyste przypisane do swojego numeru PESEL – bezpłatnie i bez wymogu znajomości numeru księgi wieczystej, a także pobierać elektroniczne odpisy, wyciągi czy zaświadczenia o zamknięciu księgi, które uzyskają moc dokumentu sądowego. 

e-Korespondencja dla każdego, czyli list polecony na skrzynce mailowej

E-Doręczenia to usługa, która umożliwia nam odbieranie, wysyłanie i przechowywanie korespondencji w formie elektronicznej. Zastępuje tradycyjne listy, przyspieszając i ułatwiając wymianę informacji. Działa jak list polecony z potwierdzeniem odbioru, ale w wersji cyfrowej. To nie tylko elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, ale również kolejny element cyfryzacji administracji publicznej. To alternatywa dla tradycyjnej poczty, eliminująca potrzebę częstych wizyt w urzędzie, która ma ułatwić sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. Od 2026 roku urzędy i instytucje publiczne będą musiały wysyłać pisma wyłącznie elektronicznie – przez system e-Doręczeń. Dla obywateli usługa nadal pozostanie dobrowolna.

Jak założyć e-Doręczenia?

Pierwszym krokiem do rozpoczęcia korzystania z systemu e-Doręczeń jest założenie swojego indywidualnego cyfrowego adresu i wypełnienie wniosku. Uzupełniony wniosek należy podpisać. Możemy to zrobić za pomocą profilu zaufanego, lub podpisem kwalifikowanym. Kolejny krok to aktywacja skrytki do e-Doręczeń. Należy zrobić to przy pomocy platformy mObywatel.gov.pl. Każdy użytkownik e-doręczeń otrzymuje dedykowany adres, który jest przypisany do jego tożsamości cyfrowej. Po aktywacji skrzynki zacznie przychodzić na nią korespondencja od podmiotów, które używają e-Doręczeń. Po aktywacji skrzynka do doręczeń elektronicznych jest dostępna z poziomu komputera lub telefonu w dowolnym miejscu i o każdej porze. Jeśli aktywujemy skrzynkę do e-Doręczeń, będziemy otrzymywać list polecony z urzędu właśnie w tym systemie. Jeśli tego nie zrobimy, list polecony zostanie wysłany do nas przez urząd w formie papierowej, za pomocą Poczty Polskiej. Po zalogowaniu się do systemu mamy dostęp do swojej skrzynki odbiorczej, do której trafią nasze wszystkie dokumenty urzędowe. Usługa jest bezpłatna dla osób prywatnych – nie musimy płacić za znaczek, kopertę, materiały biurowe, czy wydruk dokumentów. Od 1 lipca 2025 r. przedsiębiorcy wpisani do CEIDG, którzy dokonują jakiejkolwiek zmiany w swoim wpisie (np. adresu, PKD, zawieszenia działalności), muszą założyć adres do e-Doręczeń. Obowiązek ten dotyczy również firm założonych przed 2025 rokiem, jeśli po 1 lipca dokonają zmiany w CEIDG. W przeciwnym razie – na utworzenie adresu do e-Doręczeń mają czas do 1 października 2026 r. 

Krajowy system e-Faktur 

W 2026 roku ma wejść w życie obowiązek nie tylko dla przedsiębiorców, ale też dla jednostek samorządu terytorialnego korzystania z systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów – Krajowego Systemu e-Faktur. Do wystawiania i przyjmowania elektronicznych faktur najpierw – począwszy od 1 lutego 2026 r. – będą zobligowane duże podmioty gospodarcze (które w 2024 r. przekroczyły 200 mln zł obrotu). Z kolei 1 kwietnia 2026 r. Krajowy system e-Faktur obejmie większość pozostałych podmiotów, między innymi instytucje i urzędy, w tym jednostki samorządu terytorialnego. Przed samorządami, które funkcjonują w oparciu o szczególne zasady rachunkowości budżetowej i posiadają wielowarstwowe struktury organizacyjne (np. urząd gminy, szkoły, ośrodek kultury, czy centrum usług społecznych), duże wyzwanie wiążące się z implementacją Krajowego Systemu e-Faktur w skali znacznie bardziej złożonej niż u przeciętnego przedsiębiorcy. Ministerstwo Finansów prowadzi obecnie działania informacyjne mające na celu przygotowanie przedsiębiorców do wdrożenia tego obowiązku. Więcej informacji znajdziemy na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/

EZD RP – Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami

Do 2028 roku wszystkie urzędy w Polsce mają przejść na cyfrową dokumentację. Od 1 stycznia 2028 roku każda jednostka administracji publicznej będzie zobowiązana do korzystania
z cyfrowego obiegu dokumentów, co oznacza koniec papierowych teczek, drukowania, przenoszenia ton dokumentów z miejsca na miejsce i utrzymywania ogromnych pomieszczeń do archiwizacji. Urząd Gminy w Słupnie już w 2025 roku przystąpił do pilotażowego programu prowadzonego przez NASK PIB – wdrażania bezpłatnego systemu klasy EZD RP. System EZD RP został opracowany przez NASK – Państwowy Instytut Badawczy we współpracy z Wojewodą Podlaskim. Obecnie jego rozwój i wdrażanie realizowany jest przez NASK na mocy porozumienia z Ministrem Cyfryzacji, w ramach projektu finansowanego ze środków Unii Europejskiej oraz budżetu państwa. Projekt stanowi kolejny element ogólnopolskiej inicjatywy na rzecz cyfryzacji administracji publicznej, której celem jest ujednolicenie i usprawnienie procesów związanych z obiegiem dokumentów w urzędach administracji publicznej. EZD RP umożliwi kompleksowe zarządzanie dokumentacją w formie elektronicznej – od wpływu, przez dekretację, realizację spraw, aż po archiwizację. System działa w oparciu o jednolite procedury i standardy, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Ma nie tylko usprawnić pracę urzędników, ale także zwiększyć jej transparentność, oraz ułatwić obywatelom załatwianie spraw urzędowych. EZD RP jest zintegrowany z państwowymi systemami, takimi jak ePUAP, e-Doręczenia, a wkrótce także z KSeF, dzięki czemu coraz więcej spraw będzie można załatwić zdalnie, online i – co najważniejsze – w ramach jednej platformy. 

Sprawnie działająca administracja to fundament nowoczesnego i efektywnego państwa. Ten wątek mocno wybrzmiewa w Krajowej Strategii Cyfryzacji do 2035 roku, która zakłada że w 2035 r. wszystkie podmioty realizujące zadania publiczne będą pracować w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami, a wszystkie sprawy prowadzone przez te podmioty będą mogły być załatwiane elektronicznie. Urząd Gminy Słupno przypomina mieszkańcom, że na dzień dzisiejszy wiele spraw urzędowych można załatwić już przez internet. Dzięki platformie ePUAP i systemowi e-Doręczeń można wygodnie wysyłać i odbierać dokumenty online – szybko, bezpiecznie i bez wychodzenia z domu. Do dyspozycji mieszkańców są dwie platformy:

• ePUAP to bezpłatny system kontaktu z urzędami w całej Polsce. Umożliwia składanie wniosków, odbieranie dokumentów i prowadzenie wielu spraw urzędowych online.
  
  Adres elektronicznej skrzynki podawczej Urzędu Gminy Słupno:  /191nj0cpxh/SkrytkaESP
  (więcej informacji na stronie: www.gov.pl/web/gov/zalatwiaj-sprawy-urzedowe-przez-internet-na-epuapWill open in new tab).
   
• e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listów poleconych za potwierdzeniem odbioru. Dzięki niemu korespondencję urzędową możesz wysyłać i odbierać szybko, bezpiecznie i bez względu na miejsce pobytu.
  
  Adres Urzędu Gminy Słupno w systemie e-Doręczeń: AE:PL-31857-35781-UDJDJ-30
  (więcej informacji na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia).

Agnieszka Ruclak
Zastępca Wójta